Cada e-mail que sale de tu buzón es un arma de dos filos: puede iniciar una comunicación eficiente o dar pie a una maraña de enredos…

¿Cuántos correos electrónicos envías en un día de trabajo? Seguramente la cifra que te vino a la mente es de al menos dos dígitos, así es que conoces de cerca el problema: la cantidad de “cartas digitales” que se intercambian a diario es exorbitante. Al igual que la probabilidad de que dicha correspondencia genere malos entendidos. Para evitar confusiones y la pérdida del valiosísimo tiempo que pasas en la oficina, podrías empezar a poner en práctica estos consejos, simples pero fundamentales:

1. Cuida que el asunto del correo corresponda a su contenido.

En el mundo corporativo no es raro que una cadena de correos se prolongue por días e incluso semanas con el mismo asunto, ¡aunque el contenido ya no tenga nada que ver! Puede resultar intimidante escribir el asunto de un correo, pero bien vale la pena intentarlo si estás decidido a incrementar tus habilidades de comunicación escrita. Sé lo más específico posible para que los destinatarios puedan tener una idea bastante clara de lo que van a encontrar al abrir el correo con solo leer el asunto.

2. Deja siempre claro a quién te estás dirigiendo.

Incluso cuando redactas correos en los que debes copiar a un equipo de trabajo que bien te alcanzaría para formar una alineación de fútbol con todo y reserva, es importante escribir dentro del cuerpo del e-mail el nombre de la persona que tiene la responsabilidad de contestar tu correo y/o hacer algo específico.

No es recomendable tratar diferentes asuntos con diferentes personas en un mismo correo y recuerda siempre revisar muy bien que copies las direcciones de correo correctas de las personas adecuadas.

3. Escribe un saludo cordial pero sin complicaciones.

La gente suele hacerse bolas al iniciar un correo, pues en el afán de ser cordial y “bien educado”, se incluyen adjetivos innecesarios y preguntas sobre el estado en el que se encuentra el destinatario, que este no va a tener tiempo ni ganas de contestar. Un simple “Hola, José, buenos días:” es más que suficiente.

Después del saludo deben de ir dos puntos; la coma es una importación de la redacción anglosajona y solo debes usarla si vas a continuar escribiendo en el mismo renglón del saludo inicial.

4. Lee cada correo electrónico antes de enviarlo.

Es fácil caer en la tentación de dar clic en “enviar” tan pronto como se termina de redactar un correo. Sin embargo, y pese a la prisa con la que suelen escurrirse los días en la oficina, dedicar unos minutos a leer bien cada correo que escribas te evitará perder más tiempo después, pues las dudas que se generan a partir de una redacción confusa o caótica pueden ser interminables. Asegúrate de que cada enunciado sea claro y coherente, de incluir toda la información necesaria y de adjuntar los archivos correctos cuando debas enviar material adicional.

5. Vigila de cerca la ortografía y los signos de puntuación.

Las fallas en ortografía y redacción bien podrían catalogarse como un problema de seguridad nacional en México; sin embargo, de nada sirve quedarse en el lamento. Toma las riendas de tu escritura y haz lo necesario para mejorar cada día.

Una coma faltante puede ocasionar que no quede claro quién debe realizar una tarea en específico. Por ejemplo, en la frase “Juan revisa los materiales”, Juan pensará que estás reconociendo su labor, en lugar de estar dándole una instrucción precisa: “Juan, revisa los materiales”.

Es muy común escuchar quejas de las incontables horas que la gente pasa revisando correos electrónicos en la oficina. La apuesta es que, si todos siguen tu ejemplo y deciden ser más cuidadosos al redactar dichos correos, los minutos invertidos en los buzones de entrada per cápita empezarán a disminuir considerablemente.

¿Qué tipo de errores sueles encontrar en los correos electrónicos que recibes cada día? Comparte tus experiencias con nosotros en la sección de comentarios. También te invitamos a echarle un ojo a nuestra página y a seguirnos en redes sociales (Ln / Tw/ Fb).

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Sandra Morales

Author Sandra Morales

Maestra, periodista y coleccionista de títulos, sus idas y vueltas la han hecho experta en el arte de las relaciones públicas.

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